Wedding planner vs wedding coordinator: di cosa hai bisogno?

Mentre un wedding planner si occupa della logistica durante il percorso di pianificazione del matrimonio, un coordinatore aiuta a mettere in pratica i piani del matrimonio il giorno stesso.

Ma analizziamo queste figure professionali nel dettaglio.

L'organizzatrice di matrimoni (wedding planner)

I wedding planner si occupano di logistica, parlano con i fornitori e negoziano i contratti cercando di seguire e far seguire perfettamente quella che è la tua visione del matrimonio che vuoi realizzare. I wedding planner rendendo l'organizzazione di un matrimonio il più fluida e agevole possibile e tengono traccia del tuo budget. Questa è un'abilità che molti possono apprendere, ma solo i migliori wedding planner hanno l'esperienza e le credenziali che li distinguono dagli altri.

Un wedding planner a servizio completo si occupa anche del design e dello styling aiutando nelle specifiche creative del giorno delle nozze.

Altri scelgono di lasciare i dettagli del design a un wedding designer, il che significa che dovrai assumere due professionisti per creare il giorno che hai sempre sognato. Assicurati di discutere in anticipo se il tuo wedding planner offre servizi di design.

Doveri del wedding planner:

• Fornisce referenze ai fornitori e negozia i contratti.
• Pianifica e partecipa a tutte le riunioni con i fornitori.
• Tiene traccia degli acconti e dei pagamenti per tutti i fornitori.
• Aiuta a determinare e gestire il tuo budget e tiene traccia di depositi e pagamenti.
• Partecipa alle visite guidate della location e alle degustazioni dei menù.
• Fornisce idee di stile e coordina i dettagli del design.
• Coordina eventuali affitti delle camere d'albergo per gli sposi e per gli ospiti e i trasporti.
• Gestisce le prove.
• Supervisiona ogni aspetto del giorno delle nozze e ne segue i dettagli e i tempi (assicurandosi che tutti rispettino i tempi, gestisce gli imprevisti, gestisce i fornitori e realizza la tua visione in loco).

Assumi un wedding planner se:

• Hai il budget necessario.
• Vuoi ridurre al minimo lo stress possibile legato al matrimonio.
• Non hai tempo libero.
• Non sai da dove cominciare quando si tratta di pianificare e le tue capacità organizzative non sono delle migliori.
• Hai a disposizione un lasso di tempo molto breve per pianificare.

Coordinatrice di matrimoni ( wedding coordinator)

Un wedding coordinator è focalizzato sulla logistica, ma ha tempi più brevi rispetto a un planner. Di solito inizia ad aiutarti a preparare un mese prima del matrimonio e sarà la persona di riferimento il giorno delle nozze. Confermerà i servizi del fornitore e creerà una tempistica per il giorno delle nozze, oltre ad assicurarsi che cose come i pagamenti e il numero degli invitati siano in ordine.
Ma non sarà coinvolto nelle fasi di pianificazione precedenti o nel tenere traccia del tuo budget.

I coordinatori si assicurano che tutto ciò che hai fatto fino al momento dell'inizio del loro lavoro sia completo e in ordine.

Doveri del coordinatore del matrimonio:

• Fornisce il proprio supporto da quattro a otto settimane prima del matrimonio per fare il punto sui vostri piani.
• Si confronta con i tuoi fornitori per rivedere i contratti firmati e confermare la logistica.
• Completa un'ultima visita guidata dei luoghi della cerimonia e del ricevimento.
• Risolve eventuali dettagli trascurati.
• Gestisce le prove.
• Supervisiona tutto il giorno delle nozze.

Assumi un coordinatore di matrimoni se:

• Vuoi svolgere un ruolo attivo nell'organizzazione del tuo matrimonio, ma vorresti che qualcuno si occupasse dei dettagli dell'ultimo minuto e si assicurasse che non ti sia sfuggito nulla.
• Sei estremamente organizzato e attento ai dettagli.
• Non hai il budget per un wedding planner che offra servizi completi.

Che tu decida di assumere un wedding planner o un coordinatore ci sono alcuni consigli che voglio comunque darti.

Prenota in anticipo
È meglio assicurarsi questi professionisti non appena si conosce la data delle nozze. In questo modo sarà possibile anche riuscire a limare le spese e non sforare il budget.

Considera il costo
Il costo di un wedding planner può sicuramente influenzare la scelta di chi assumere. Per la produzione e la progettazione di matrimoni a servizio completo si ipotizza una spesa di circa il 15-20 percento del costo totale del matrimonio, a seconda dell'esperienza del wedding planner, della regione in cui ha sede e di quanto tempo richiede il matrimonio.

Certo, si può provare a risparmiare:
puoi chiederti se hai bisogno di assumere un wedding planner certificato e con un'esperienza di più di 10 anni, oppure dare fiducia a wedding planner con meno anni di esperienza o senza certificazione dato che non è ancora obbligatoria. Non è ancora richiesta alcuna licenza o certificazione per praticare l'organizzazione di matrimoni e, sebbene appartenere all'Associazione Italiana Wedding Planner (AIWP) sia un indicatore di esperienza, non è l'unico. Il talento parla da solo tramite le foto sul sito web del wedding planner o su Instagram.

Come per tutti i professionisti che assumi, leggi sempre le recensioni e chiedi gentilmente referenze ad altri fornitori e coppie.

Assegna sempre a qualcuno la responsabilità delle attività del giorno più importante della tua vita, tu, invece, dovrai occuparti di godertelo!